Comment rappeler un e-mail dans Outlook

Comment rappeler un e-mail dans Outlook

Avez-vous déjà eu ce sentiment dès que vous avez envoyé un message ou un e-mail, que vous avez dit la mauvaise chose ? Tu n'es pas seul. Le courrier électronique a été un ajout exceptionnel à l'arsenal administratif, mais tout ce qui est bon ne peut pas provenir de quelque chose d'aussi instantané. Heureusement, Outlook de Microsoft a une fonctionnalité qui peut empêcher cela. De plus, alors que la plupart des fournisseurs de messagerie proposent des services de rappel pour nous sauver de nous-mêmes, Outlook pourrait les renvoyer tous à la poste. Avec le rappel, il existe un moyen de récupérer l'e-mail envoyé avant que quiconque ne le voie.



Pourquoi dois-je rappeler un e-mail ?

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Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de rappeler un e-mail. Peut-être que vous avez envoyé une facture à votre client avant qu'elle ne soit terminée, ou peut-être que vous l'avez envoyée au mauvais client. Vous avez peut-être même envoyé un e-mail professionnel à un ami ou vice versa. Même si cela semble évitable, c'est aussi quelque chose que nous avons tous fait à un moment ou à un autre. Surtout dans le climat actuel où la plupart de nos e-mails sont écrits sur nos téléphones, probablement quelques minutes après le réveil. Comme la plupart des choses sur Internet : ça arrive.

Le rappel des e-mails fonctionne-t-il toujours ?

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Malheureusement, le rappel d'un e-mail ne fonctionnera pas toujours. En fait, il n'y a que plusieurs circonstances strictes dans lesquelles le rappel par courrier électronique fonctionnera réellement. L'une des conditions les plus importantes, en particulier lorsque vous utilisez Outlook, est que l'autre personne doit également l'utiliser. Si le destinataire de l'e-mail que vous venez d'envoyer utilise un autre service ou lit ses e-mails sur son smartphone, cela ne fonctionnera pas. De plus, les deux parties doivent utiliser un compte Exchange et appartenir à la même organisation. Sinon, le rappel ne fonctionnera tout simplement pas.





Existe-t-il d'autres options de rappel ?

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Il existe des moyens de contourner le processus de rappel si vous le devez vraiment. Par exemple, vous pouvez penser à mettre en place un moyen de retarder vos e-mails. De cette façon, les e-mails que vous envoyez ne seront pas envoyés immédiatement, vous laissant le temps de changer d'avis. Bien que retarder un e-mail soit un excellent outil, il est toujours possible que vous oubliiez de le faire. Ensuite, vous pouvez essayer de rappeler l'e-mail, vous donnant une seconde chance.

Comment puis-je savoir si l'e-mail a été rappelé ?

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Si vous avez eu la possibilité de rappeler votre e-mail dans Outlook, vous recevrez une notification par e-mail indiquant qu'il a été rappelé avec succès. L'e-mail d'origine que vous avez envoyé au destinataire sera remplacé par le nouveau. De plus, le destinataire ne devrait pas être en mesure de dire que vous avez utilisé le rappel. Cependant, dans certaines situations, le destinataire sera informé qu'un e-mail a été rappelé. Bien que cela puisse susciter la curiosité, vous pouvez toujours simplement leur dire pourquoi. Il y a de fortes chances qu'ils aient été dans votre position exacte.

Quelle est la différence entre retarder et rappeler un e-mail ?

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En raison de la difficulté du rappel des e-mails, retarder vos e-mails peut être une meilleure option. Retarder vous donne une fenêtre de deux minutes pour retirer l'e-mail sortant avant qu'il ne soit envoyé. Cela peut fournir un moyen différent, légèrement plus efficace, de s'assurer que le mauvais message ne va pas aux mauvaises personnes. Avec le rappel, il n'y a pas de délai. En fait, tout est un jeu de hasard.

Comment rappeler un e-mail dans Outlook

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Le processus réel de rappel d'un e-mail dans Outlook est assez simple. Si vous mettez de côté les possibilités que cela ne fonctionne pas, c'est techniquement aussi simple que de cliquer sur un bouton.

  1. Ouvrir le dossier « Éléments envoyés »
  2. Localisez l'e-mail que vous souhaitez rappeler
  3. Double-cliquez sur l'e-mail pour l'ouvrir
  4. Assurez-vous que vous êtes dans l'onglet 'Message'
  5. Ouvrir le menu 'Actions'
  6. Cliquez sur 'Rappeler ce message...'

Remarque : vous ne verrez l'option de rappel du message que si vous disposez d'un compte Exchange.

Après avoir effectué ces étapes, vous verrez la fenêtre de rappel. Cela vous permettra de choisir entre supprimer la copie originale de l'e-mail ou la remplacer par la bonne.



Comment retarder un message dans Outlook

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Parce que retarder un message dans Outlook vous donnera une meilleure chance d'éviter les incidents, cela peut valoir la peine d'examiner cela. Si vous définissez un délai ou programmez l'e-mail, vous pourrez le modifier avant qu'il ne soit envoyé.

  1. Lorsque vous rédigez votre e-mail, cliquez sur « Plus d'options » dans le groupe « Tags »
  2. Allez dans 'Options de livraison'
  3. Sélectionnez 'Ne pas livrer avant'
  4. Définissez une date et une heure auxquelles vous souhaitez que le message soit envoyé
  5. Cliquez sur 'Fermer'

Une fois que vous avez envoyé l'e-mail, il restera dans la boîte d'envoi jusqu'à ce qu'il soit programmé pour être envoyé. Vous pouvez également modifier le moment où vous souhaitez que le message soit retardé plus tôt.

Comment retarder toutes les livraisons d'e-mails

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Il existe également un moyen de retarder chaque message sortant à partir de ce moment.

  1. Cliquez sur 'Fichier'
  2. Allez dans « Gérer les règles et les alertes »
  3. Cliquez sur « Nouvelle règle »
  4. Dans la première case ('Sélectionner un modèle'), cliquez sur 'Appliquer la règle sur les messages que j'envoie'
  5. Appuyez sur « Suivant »
  6. Dans la liste 'Sélectionner la ou les conditions', cochez les cases des options que vous souhaitez activer
  7. Sous « Sélectionner une ou plusieurs actions », choisissez « différer la livraison d'un certain nombre de minutes »
  8. Dans la zone « Modifier la description de la règle », cliquez sur « un certain nombre de » et choisissez le nombre de minutes que vous souhaitez que le délai soit
  9. Cliquez sur OK'
  10. Dans la zone 'Spécifier un nom pour cette règle', nommez votre nouvelle règle (par exemple, délai)
  11. Cochez la case 'Activer cette règle'
  12. Appuyez sur « Terminer »

À partir de cet e-mail, tous vos e-mails seront retardés jusqu'à 120 minutes.

Quels autres services offrent un rappel par e-mail ?

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Outre Outlook, plusieurs autres services de messagerie Web proposent également un rappel. Cependant, les chances de rappel avec Outlook sont plus grandes que toutes. Gmail et Zoho Mail offrent tous deux la possibilité de rappeler des e-mails. Bien qu'il ne soit sans doute pas aussi bon qu'Outlook, chacun a son propre avantage.

Existe-t-il des services tiers à utiliser ?

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Aussi utile que puisse être le rappel des e-mails, il n'y a aucun avantage à s'y fier. Il existe des services tiers qui peuvent empêcher l'envoi d'e-mails aux mauvaises personnes. À l'aide de l'apprentissage automatique et de l'analyse des mégadonnées, ces services peuvent utiliser des modèles d'e-mails antérieurs pour identifier un e-mail qui serait autrement envoyé pour rappel. Trois des meilleurs sont NeoCertified, Egress et Paubox.